WBSO tips – Hoe zit het met uw kosten & uitgaven?
De Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk, beter bekend als de WBSO is dé klassieker onder de R&D-subsidies in Nederland. De WBSO dient voor veel bedrijven bovendien als opstap naar aanvullende financieringsprogramma’s, zoals de MIT en de Innovatiebox. Ondanks dat de regeling dit jaar haar 25-jarig jubileum viert en menig ondernemer de regeling ziet als gesneden koek, ziet Hezelburcht nog met enige regelmaat fouten en vergissingen opduiken bij de administratieve aspecten van de WBSO. In mijn vorige artikel stond het administreren van WBSO uren centraal. In dit artikel, geef ik tips over hoe u het beste om kunt gaan met de kosten en uitgaven die gepaard gaan met uw WBSO project.
Wat is uw startpunt?
In feite zijn er twee keuzes/regimes waarvoor u kunt kiezen binnen de WBSO:
- u voert de werkelijke kosten en uitgaven op
- u maakt gebruik van een rekenkundige schatting: het zogeheten forfait.
In dit artikel zet ik uiteen welke zaken u onder beide regimes mag opvoeren en waar u rekening mee moet houden in uw keuze. Om het een en ander in perspectief te plaatsen, kijken we eerst naar kosten & uitgaven en wat daarbij komt kijken. Vervolgens introduceer ik de tweede optie; het forfait.
WBSO: kosten & uitgaven
Voordat we in de materie duiken, is het van belang om te benadrukken dat u alleen kosten en uitgaven kunt opvoeren die een duidelijke én aanwijsbare rol spelen in de WBSO projecten die u uitvoert. Indirecte zaken zoals cursussen, opleidingen, aankopen voor algemeen gebruik, beursbezoeken en verblijfskosten komen bijvoorbeeld niet in aanmerking.
Achteraf dient u per factuur te kunnen rechtvaardigen waarom deze is meegerekend. Het Kosten & Uitgaven regime gaat dus gepaard met een zekere administratieve last. Daar staat echter tegenover dat uw voordeel ook sterk schaalt bij hoge kosten en uitgaven.
-
Kosten (OPEX):
Kosten omvatten betalingen die 100% dienstbaar zijn aan uw WBSO projecten. Het gaat hierbij vaak om verbruiksmaterialen, componenten voor prototypes, externe tests en huur of leasesommen voor apparatuur, die 1:1 te linken zijn aan een WBSO project. Belangrijk is daarbij het concept van commerciële restwaarde. Verkoopt u een prototype? Dan zijn de kosten die u maakte om het prototype te bouwen niet toerekenbaar. Gooit u een prototype weg of wordt het opgeslagen zonder verdere benutting? Dan kwalificeren de kosten die u maakte om het prototype te bouwen wél voor de WBSO.
Om het verhaal verder te compliceren, zijn er kostensoorten die zijn uitgesloten van de WBSO. Twee voorbeelden hiervan – waar wij vaak problemen bij zien ontstaan – zijn de inhuur van arbeid (handjes) en uitbesteed onderzoek. Een factuur van een externe developer, engineer of uitzendkracht telt dus niet mee, ook al draaien ze mee in uw WBSO team. Interne facturen van een andere afdeling of een ander bedrijfsonderdeel tellen dus ook niet mee. Uitbesteed onderzoek kunt u zien als het elders beleggen van (delen van) uw WBSO project. Huurt u dus een softwarehuis in om een bepaald onderdeel van uw machine te ontwikkelen? Dan mogen deze kosten niet meegerekend worden tenzij het routine werk is voor de opdrachtnemer. De gedachte vanuit de wetgever is dat de ingehuurde partij zelf WBSO moet aanvragen voor de werkzaamheden. Om dubbele subsidiering te voorkomen, wordt deze kostenpost voor de inhurende partij geschrapt.
TIP 1: Wees niet onnodig specifiek in het benoemen van uw kostenposten. Hanteer in plaats daarvan kostensoorten. U bent dan flexibel om kosten binnen een kostencategorie met elkaar te verrekenen. Denk hierbij aan kostensoorten als uitgangsmaterialen of externe testkosten. Let wel op: u kunt niet tussen categorieën schuiven.
TIP 2: Let op uw bulkvoorraden die voor productie én R&D gebruikt worden. In dit geval kunt u niet meer aantonen dat ingekochte goederen alleen voor de WBSO zijn gebruikt. Gebruik daarom aparte voorraadlocaties en bestel apart voor R&D.
TIP 3: Bij twijfel over een post, stel uzelf de vraag: komt dit hardware of software onderdeel in een eindproduct dat ik verkoop of lever? Is het antwoord ja, dan is er sprake van commerciële restwaarde.
-
Uitgaven (CAPEX):
Duurzame investeringen in onder andere R&D-apparatuur, machines en laboratoria – die geactiveerd worden op de balans van uw organisatie – kunt u meenemen onder het kopje Uitgaven. Het grote voordeel van uitgaven over kosten, is dat uitgaven niet uitsluitend (en dus 100%) dienstbaar hoeven te zijn aan WBSO projecten, maar bijvoorbeeld ook gedeeltelijk ingezet kunnen worden voor productie- of demonstratiedoeleinden. In uw WBSO project rekent u alleen het deel mee dat wordt ingezet voor R&D. Belangrijk aandachtspunt hierbij is het moment van ingebruikname. U moet uw uitgavenpost opnemen in de aanvraag voor de periode waarin ingebruikname plaatsvindt. Bij oplevering van grote, complexe installaties is dit vaak moeilijk te voorspellen en daarom gaat het regelmatig fout.
TIP 1: Verwachtte u oplevering en ingebruikname in 2019, maar wordt het 2020, neem de post opnieuw op in uw aanvraag voor 2020.
TIP 2: Heeft u moeite om in te schatten voor welk percentage apparatuur wordt ingezet voor uw WBSO en welk deel voor niet-WBSO werkzaamheden? Gebruik dan een naar rato verdeling van het aantal uren dat de werknemers die het apparaat bedienen besteden aan WBSO versus niet-WBSO.
Is uw investering groter dan € 1 miljoen? Dan mag u deze investering niet ineens opvoeren, maar moet deze uitgesmeerd worden over maximaal vijf jaar. Het eerste jaar is het jaar van ingebruikname, daarna bepaalt u elk van de vier resterende jaren of (en in welke mate) het bedrijfsmiddel nog wordt ingezet voor WBSO. Op die manier mag u per jaar dus maximaal 20% van de totale oorspronkelijke investering opnemen.
WBSO: forfait
Als alternatief voor het opvoeren van werkelijke kosten en uitgaven, kunt u ook gebruik maken van een forfait. Dit wordt uitgekeerd als een opslag op uw S&O uurloon (€ 10,- per uur voor de eerste 1800 WBSO uren en € 4,- voor alle uren daarboven). Groot voordeel is dat u geen aparte administratie met facturen en betaalbewijzen hoeft te voeren. Verwacht u dus weinig tot geen kosten en uitgaven? Of kunt u deze zeer slecht voorspellen? Kies dan voor het forfait.
TIP 1: Gedurende het kalenderjaar mag er niet gewisseld worden tussen de keuze voor forfait of kosten en uitgaven. In uw eerste aanvraag voor een kalenderjaar maakt u een definitieve keuze voor dat specifieke jaar.
TIP 2: Overleg met uw respectievelijke R&D- en financiële afdeling om een compleet beeld te krijgen van kosten en uitgaven. In de praktijk zien wij vaak voorzichtige inschattingen, die achteraf veel omvangrijker uitvallen. De veilige en gemakkelijke keuze voor het forfait kost u daarmee dus voordeel.
Nog niet zeker van uw keuze?
Volgt u deze tips, dan maakt u voortaan een beter geïnformeerde keuze tussen kosten & uitgaven en het forfait. Daarnaast is de kans groot dat u uw WBSO voordeel kunt laten groeien! Nog niet zeker van uw zaak? Ga dan eens vrijblijvend met mij of een van mijn collega’s in gesprek om uw opties in kaart te brengen!
Neem contact op
Of bel direct naar: 088 495 20 00
