De Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk (WBSO) biedt fiscale voordelen aan bedrijven die zich bezighouden met speur- en ontwikkelingswerk (S&O). Wanneer u gebruik maakt van de WBSO moet u uw project- en urenadministratie bijhouden waarin u al uw S&O werkzaamheden vastlegt. Het ontbreken, onvolledig zijn of het niet voldoen aan de eisen van deze WBSO administratie kan leiden tot hoge boetes en terugvordering van subsidie. Helaas zien we te vaak dat ondernemingen, voornamelijk bij IT-projecten, de administratie niet op orde hebben en hierdoor in de problemen komen.

Knelpunt van WBSO administratie bij IT-projecten

Een onjuiste WBSO administratie zien we veel bij ondernemingen met IT-projecten. Bij hen gaat het vaker mis bij het onderscheiden van S&O- en ‘normale’-uren. We zien dat programmeurs zich vaak liever richten op het programmeerwerk voor handen en vergeten hierbij wel eens het belang van een, voor iedereen, duidelijke en overzichtelijke administratie. Helaas gooit dit achteraf nog wel eens roet in het eten voor het hele project.

Toename van het aantal WBSO-controles

Met de overgang van standaard halfjaarlijkse aanvragen naar standaard jaarlijkse aanvragen een paar jaar terug, zien we een toename in de hoeveelheid controlebezoeken van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) bij WBSO-ontvangende bedrijven. Tijdens een controlebezoek beoordeelt de RVO of de toegekende subsidie correct is besteed aan de gerapporteerde S&O-werkzaamheden aan de hand van projectadministratie, geadministreerde WBSO-uren en repositories en kijkt RVO naar de voortgang van de S&O-projecten. Een goede WBSO-administratie is daarom van belang voor een sterke verantwoording en het goed doorkomen van een WBSO-controle.

Waaruit bestaat een goede WBSO-administratie van IT-bedrijven?

De WBSO-administratie bevat verschillende onderdelen, waaronder de projectadministratie, urenadministratie, repository en kosten en uitgaven.

Projectadministratie

Bij projectadministratie moet u denken aan de administratie die inzicht geeft in de aard, inhoud en voortgang van uw speur en ontwikkelingswerk. Gebruik hiervoor informatie en documenten die u kunt linken aan de voortgang van uw projecten en specifieke werkzaamheden, zoals:

• Ontwerpen & tekeningen
• Testresultaten
• Foto- & videomateriaal
• Vergaderstukken
• Rapportages
• Versiebeheer

Door projectmanagementtools zoals Jira of Trello in te zetten, kunt u per project de documentatie chronologisch archiveren en aan de urenadministratie linken. Belangrijk hierbij is om de juiste documentatie duidelijk aan de juiste technische knelpunten te koppelen.

Urenadministratie

Het registreren van de gewerkte uren per dag is cruciaal voor een goede administratie. Hierin dient u per werknemer te noteren:

1. Welke projecten zij hebben uitgevoerd;
2. Welke specifieke S&O-activiteiten zij hebben uitgevoerd;
3. Het aantal uren dat zij aan elk project hebben besteed.

Zorg ervoor dat het systeem zo simplistisch en gebruiksvriendelijk mogelijk is zodat iedereen gemakkelijk hun S&O-uren in kan voeren.

Repository

Voor de repository is het van belang dat u de technische bijdragen van medewerkers in ‘commits’ vastlegt om als bewijs van gedane werkzaamheden op het gebied van softwareontwikkeling te dienen. Hier noteert u per werknemer:

1. Om welk S&O-werkzaamheden het gaat;
2. de bijbehorende commit-codes;
3. en het project dat daar weer bij hoort.

Neem de tijd om de commit-codes onbetwistbaar aan de juiste projecten toe te wijzen, eventueel met een toelichting, om verwarring achteraf te voorkomen.

Kosten en uitgaven

Indien u heeft gekozen voor “werkelijke kosten en uitgaven” (en niet forfatair), dan bent u verplicht om ook van de gerealiseerde kosten en uitgaven een administratie bij te houden. Uit deze administratie moet op eenvoudige en duidelijke wijze kunnen worden afgeleid welke kosten en uitgaven zijn gemaakt en betaald voor het S&O-werk waarvoor de S&O-verklaring is afgegeven. Denk hierbij aan documentatie zoals:

• Offertes
• Opdrachtbevestigingen
• Facturen
• Betaalwijzen
• Omschrijving van de kosten

Overig

Daarnaast dient u ook de volgende gegevens op te nemen in uw WBSO-administratie:

• Kopieën van de aanvra(a)g(en) en S&O-verklaring(en);
• De correspondentie met RVO met betrekking tot uw aanvra(a)g(en);
• Eventuele correctie-S&O-verklaring(en).

Advies en ondersteuning bij uw WBSO-administratie

Door vanaf het begin van het project alles goed vast te leggen heeft u niet alleen een goede basis voor wettelijke verplichtingen, maar hoeft u zich ook geen zorgen te maken over een eventueel controlebezoek van RVO. Begin vandaag nog met het optimaliseren van uw WBSO-administratie en voorkom verrassingen tijdens de volgende controle. Onze specialisten hebben veel ervaring met het opzetten en bijhouden van een juiste WBSO-administratie en controlebezoeken. Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek via info@hezelburcht.com of bel naar 088 495 20 00.

Spar met een WBSO specialist