Top 5 fouten & tips | WBSO administratie
De Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk, beter bekend als de WBSO is dé klassieker onder de R&D-subsidies in Nederland. De WBSO dient voor veel bedrijven bovendien als opstap naar aanvullende financieringsprogramma’s, zoals de MIT en de Innovatiebox.
Ondanks dat de regeling dit jaar haar 25-jarig jubileum viert en menig ondernemer de regeling ziet als gesneden koek, ziet Hezelburcht nog met enige regelmaat fouten en vergissingen opduiken bij het administreren van WBSO projecten. Met name ICT-projecten zijn hier gevoelig voor, mogelijk door het virtuele karakter van de productontwikkeling.
Tips & inzichten om missers te voorkomen in uw WBSO administratie
Hieronder belicht ik enkele veelvoorkomende fouten en vergissingen die wij als subsidieadviesbureau in de praktijk tegenkomen. Met mijn tips hoop ik u te helpen bij het voorkomen van administratieve missers!
Interesse in een auditPersoonlijk advies
1. Er is geen link tussen de technische knelpunten in de aanvraag en de projectadministratie
De werkzaamheden binnen een WBSO project moeten samenhangen met het oplossen van technische knelpunten. RVO beoordeelt aanvragen specifiek op basis van de beschreven technische knelpunten. Er is dan ook nauwelijks ruimte om hier in de uitvoering van af te wijken. Ook als er niet inhoudelijk wordt afgeweken van de aanvraag, dan nog dient er een eenduidige koppeling te zijn tussen wat er in de administratie is opgenomen en wat er in de aanvraag staat.
- TIP 1: Bepaal periodiek of er nog wel sprake is van overlap tussen de projectomschrijving en de werkelijke werkzaamheden. Meld tijdig als er een alternatieve route wordt ingeslagen, zodat dit goed kan worden gemeld in de periodieke updates rondom uw project!
- TIP 2: Richt uw administratie zo in dat er een koppeling is met de beschreven technische knelpunten in de ingediende WBSO aanvraag. Dit kan bijvoorbeeld door het creëren van categorieën, tabbladen of labels met verwijzingen naar onderdelen uit de aanvraag. Uw medewerkers kunnen zo S&O-uren schrijven en stukken toevoegen onder de juiste ‘noemer’ in de administratie.
2. De namen van de medewerkers komen niet terug in de inhoudelijke administratie
Bij het administreren van de WBSO moet er een koppeling zijn tussen de uren die een werknemer schrijft en de inhoudelijke bijdrage. In de praktijk betekent dit dat de naam van elke persoon die uren schrijft terug te vinden is in de inhoudelijke administratie. Het bewijsstuk in de administratie moet daarnaast passen bij het specifieke onderwerp waaraan een medewerker heeft bijgedragen. In het geval van softwareontwikkeling kan het gaan om comments in de code en entries in een versiebeheersysteem of development tracker (bijv. check ins/outs, commits, tickets).
- TIP 1: Controleer aan het einde van elk aanvraagtijdvak of de persoonlijke bijdragen van uw medewerkers die S&O-uren hebben geschreven eenvoudig terug te vinden zijn in de projectadministratie.
- TIP 2: Maak het een gewoonte onder uw medewerkers om documentatie of andere stukken voor in de WBSO administratie te voorzien van een datum en naam.
3. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen de WBSO en reguliere ontwikkeling
In de praktijk zien we met enige regelmaat dat alle activiteiten die horen bij een intern project ook direct als WBSO uren worden bestempeld. Een bekend symptoom hiervan is dat medewerkers voor langere periodes achtereen standaard 8 uur per dag schrijven in de urenadministratie. Dit geeft een gek beeld, want ook de werkweek van een R&D’er bestaat uit uren waarin hij/zij met niet-technische zaken bezig is. Bij controles vraagt RVO dan ook altijd naar de wijze waarop u onderscheid maakt tussen WBSO en niet-WBSO activiteiten. De praktische uitleg van RVO is dat, zeker bij softwareontwikkeling, de WBSO werkzaamheden pas starten als u begint met ontwikkelen. Het voortraject van ontwikkeling bestaat voor veel aanvragers uit een brede oriëntatie en inventarisatie van beschikbare technieken om de aard, richting en inhoud van de ontwikkelwerkzaamheden vorm te geven. Volgens RVO past dit niet binnen de definitie van de WBSO, terwijl veel ondernemers dit juist zien als speurwerkzaamheden bij uitstek.
- TIP 1: Bepaal binnen uw bedrijf duidelijk wat geldt als S&O en wat niet. Communiceer hierover met de medewerkers die uren schrijven. Leg ook uit waarom het zo belangrijk is om alleen echte S&O-activiteiten op te nemen in de WBSO administratie. Voeg de gemaakte afspraken, definities en beschrijving toe aan uw administratie.
- TIP 2: Laat per dag of week kort vastleggen in de urenadministratie wat er in die bewuste periode is gedaan, zodat naderhand gestructureerd is na te gaan of er inderdaad sprake was van S&O.
- TIP 3: Reken geen uren mee van activiteiten voorafgaand aan het daadwerkelijke ontwikkelen. Activiteiten die uitgesloten zijn binnen de WBSO zijn bijvoorbeeld het bepalen van de probleemdefinitie, het formuleren van de doelstellingen en het plan van aanpak, het inventariseren van de technische state-of-the-art en het bepalen van geschikte, bestaande componenten / libraries.
4. Personen die geen technisch inhoudelijke bijdrage leveren, schrijven toch uren
De WBSO is een 100% R&D-subsidie, gericht op de ontwikkeling van technisch nieuwe producten, processen en programmatuur. Alleen uren die worden besteed aan technische werkzaamheden tellen mee, mits ze gelinkt zijn aan het oplossen van de technische knelpunten in de aanvraag.
Technische werkzaamheden worden typisch uitgevoerd door technische medewerkers: ingenieurs, software developers, werktuigbouwkundigen, etc. Af en toe komen wij situaties tegen waarin er bij de aanvrager twijfel is over de aard van de inbreng van een bepaalde medewerker. De WBSO wetgeving is hierover duidelijk: een niet-technische bijdrage kwalificeert niet voor de WBSO, ongeacht de achtergrond van de medewerker. Dus ook als een programmeur of werktuigbouwer een niet-technische bijdrage levert aan een project, dan telt deze bijdrage niet mee.
Technische bijdragen aan het oplossen van technische knelpunten door niet-technisch personeel zijn moeilijker te onderbouwen, maar niet onmogelijk. In de praktijk gaat het vaak om kleine, ondersteunende bijdragen met een gering aantal uren. De vraag is hierbij vooral: hoe goed kunt u het technische karakter onderbouwen en is het voor u het risico van een discussie met RVO waard bij een eventuele controle?
- TIP: Communiceer vooraf met uw teamleden. Bepaal van wie u een technisch inhoudelijke S&O bijdrage verwacht en van wie niet. Controleer na elk aanvraagtijdvak wie er uren hebben geschreven. Komt dit overeen met uw inschatting vooraf? Als er uren zijn geschreven door medewerkers zonder technisch profiel, maar u bent er wel van overtuigd dat deze personen hebben bijgedragen aan het oplossen van de technische knelpunten, zorg dan voor een goede onderbouwing van deze bijdrage in de inhoudelijke administratie.
Twijfelt u? Neem dan contact op met uw adviseur. De verantwoordelijkheid voor het meetellen van bijdragen van medewerkers bij de realisatiemelding blijft echter wel bij u als aanvrager. U bent immers het beste in staat om de aard van een individuele bijdrage op technische waarde te schatten. Hezelburcht adviseert u veiligheidshalve om alleen uren en bijdragen van techneuten mee te rekenen bij de realisatie.
5. Er worden uren geschreven door personen die niet op de eigen loonlijst staan of werkzaamheden worden niet door eigen medewerkers gerealiseerd
Een positieve WBSO beschikking is gekoppeld aan een specifieke onderneming (veelal een B.V.) met een uniek fiscaal nummer (RSIN-nummer). Los van het in- en uitlenen van medewerkers binnen een fiscale eenheid, moet u er altijd rekening mee houden dat uitsluitend medewerkers die op de loonlijst van de specifieke onderneming staan – met een beschikking – uren mogen schrijven.
Ingehuurde krachten van buiten de organisatie tellen niet mee, ook de resultaten die deze ingehuurde krachten opleveren mogen niet opgevoerd worden als resultaat binnen uw project. Hetzelfde geldt bij samenwerkingen tussen bedrijven: alleen uw eigen unieke inbreng en activiteiten kwalificeren voor de WBSO mits zij apart, herkenbaar én herleidbaar zijn geadministreerd. Toegang tot systemen van de samenwerkingspartners is soms noodzakelijk voor de bereikbaarheid van de administratie. Dit kan soms een probleem opleveren.
- TIP 1: Controleer met uw financiële afdeling / salarisadministrateur of de medewerkers van wie u een WBSO bijdrage verwacht wel op de loonlijst staan van het bedrijf dat de beschikking heeft ontvangen.
- TIP 2: Zorg bij een samenwerking tussen partijen (afdelingen, bedrijven, ZZP’ers) ervoor dat elke partij een concrete set met eigen activiteiten en resultaten kan overleggen. Zorg daarnaast ervoor dat er duurzaam toegang is tot deze activiteiten en resultaten, zodat u niet afhankelijk bent van de medewerking van bijvoorbeeld een opdrachtgever of samenwerkingspartner.
Nog niet zeker van uw WBSO administratie?
Volgt u deze tips, dan is het risico op fouten bij het administreren van WBSO projecten een stuk kleiner geworden! Nog niet zeker van uw zaak? Laat ons een audit uitvoeren op uw administratie en u weet waar u staat.
Interesse in een auditPersoonlijk advies
Of bel direct naar: 088 495 20 00
